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Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

 
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne ist die:
OC Payment GmbH; Domstraße 20, 50668 Köln, Telefon: +49 (0) 221 149 0


2. Ansprechpartner
Zuständiger Ansprechpartner für den Datenschutz
(bspw. für Anfragen jeglicher Art oder zur Geltendmachung
von Betroffenenrechten) des Verantwortlichen ist:


OC Payment GmbH
Domstraße 20
50668 Köln
dataprotection@paymenttools.com


Datenschutzbeauftragter:
OC Payment GmbH
Datenschutzkoordination
Domstraße 20
50668 Köln
dataprotection@paymenttools.com


3. Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie die Webseite paymenttools.com besuchen, uns Informationen über ein Kontaktformular auf unserer Webseite mitteilen, Zugriff auf geschützte Informationen anfragen oder auf andere Art und Weise mit uns in Kontakt treffen. Folgende Daten oder Datenkategorien können dabei erhoben werden:
  • Daten, die Sie bei der Kontaktaufnahme angeben (u. a. Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Position, Anschrift, Datum der Registrierung, Datum des letzten Logins)
  • Daten, die bei der Nutzung unserer Webseite durch die Verwendung von Cookies, Web-Beacons, Werbe-IDs und andere eindeutige Kennungen und Technologien anfallen (z. B. Gerät-ID, Betriebssystem, aufgerufene Seiten, angeklickte Links, genutzte Services, Zeitpunkt der Nutzung)
  • Daten, die wir zum Nachweis Ihrer Einwilligung in den Erhalt des Newsletters benötigen (IP-Adresse und Zeitstempel der Newsletter-Bestellung sowie des Klicks auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail, abgegebene Einwilligungserklärungen)
  • Daten, die Sie uns mitteilen, wenn Sie sich auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ bei uns bewerben (persönliche Daten, Daten zur Ausbildung, Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, Anschreiben, Lebenslauf, Porträtfoto, Zeugnisse)
  • Daten, die Sie auf Karriere-Plattformen wie LinkedIn angeben und die wir im Rahmen des Recruitings erheben (Name und Vorname, die Sie auf der Plattform angegeben haben, Ihre derzeitige Position, Datum unserer Kontaktaufnahme, Ihre Rückmeldung auf unsere Anfrage)


4. Umfang, Zweck sowie Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

4.1. Recruiting und Bewerbung

4.1.1. Recruiting
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir Sie auf der Plattform Xing oder LinkedIn für eine bestimmte Position als geeignet bewerten. Hierzu werden Sie von unseren Mitarbeitern über die jeweilige Plattform kontaktiert. Ihren Namen sowie das Datum, wann wir Sie angesprochen haben, vermerken wir intern. Kommt es zu einem Bewerbungsverfahren, so gelten die Angaben aus dem folgenden Abschnitt „Bewerbung“. Falls Sie kein Interesse an der angebotenen Position haben, vermerken wir dies intern, um Sie nicht erneut zu kontaktieren. Dies wird nach 2 Jahren gelöscht.
Die Verarbeitung wird auf die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO sowie ggf. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG gestützt, dem berechtigten Interesse, neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen.

4.1.2. Bewerbung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie sich bei Paymenttools über das Kontaktformular auf der Webseite Paymenttools.de oder auf andere Art und Weise bei uns bewerben.
Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsprozesses ausgewertet und ggf. an die Leitung der Fachabteilung weitergeleitet, bei der Sie sich beworben haben. Außerdem werden ihre Daten im Rahmen der Bewerbungsgespräche sowie der entsprechenden Ab- oder Zusagen verwendet.
Falls Sie Paymenttools erlaubt haben, Ihre Daten für weitere Stellenangebote zu berücksichtigen, werden ihre Daten im Rahmen dieses Prozesses entsprechend verarbeitet. In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i.V.m. §26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).
Sollten wir weitere Kategorien von personenbezogenen Daten erheben, die hier nicht genannt sind, oder für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

5. Cookies und vergleichbare Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen sowie – sofern Sie einwilligen – Inhalte zu analysieren und externe Medien einzubinden.
Technisch erforderliche Cookies werden eingesetzt, um grundlegende Funktionen wie Seitennavigation, Sicherheit und Formularnutzung zu gewährleisten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ohne diese Technologien kann die Website nicht ordnungsgemäß betrieben werden.
Alle weiteren Cookies und Technologien, insbesondere für Analyse-, Marketing- und Medienzwecke, werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingesetzt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder anpassen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.


5.1 Consent-Management (Real Cookie Banner)
Zur Verwaltung und Dokumentation Ihrer Einwilligungen nutzen wir das Tool „Real Cookie Banner“. In diesem Zusammenhang werden insbesondere der Einwilligungsstatus, eine anonymisierte IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Zeitpunkt und Umfang der Entscheidung verarbeitet. Dies dient der Erfüllung unserer gesetzlichen Nachweispflichten sowie unserem berechtigten Interesse an einer rechtskonformen Ausgestaltung der Datenverarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.


5.2. Einbindung von Vimeo
Auf unserer Website sind Videos des Anbieters Vimeo eingebunden. Anbieter ist Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, NY 10011, USA. Beim Aufruf einer Seite mit eingebettetem Video wird – nach Ihrer Einwilligung – eine Verbindung zu den Servern von Vimeo hergestellt. Dabei können personenbezogene Daten wie Ihre IP-Adresse sowie Informationen zu Ihrem Browser und Endgerät verarbeitet werden. Sofern Sie bei Vimeo eingeloggt sind, kann Vimeo Ihr Nutzungsverhalten Ihrem persönlichen Profil zuordnen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Übermittlung von Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Vimeo verwendet Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus. Weitere Informationen finden Sie unter: https://vimeo.com/privacy


5.3. Kontaktformulare (WPForms)
Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Dies betrifft insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie den Inhalt Ihrer Nachricht. Zusätzlich können technische Daten wie Zeitpunkt der Anfrage, Browserinformationen und – sofern aktiviert – eine anonymisierte IP-Adresse verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unserem Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags abzielt, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Übrigen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung von Anfragen. Weitere Informationen finden Sie unter: https://wpforms.com/privacy-policy/


5.4. Google reCAPTCHA
Zum Schutz unserer Website vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung verwenden wir Google reCAPTCHA. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. reCAPTCHA analysiert Ihr Verhalten beim Besuch der Website, um zu unterscheiden, ob eine Eingabe durch einen Menschen oder automatisiert erfolgt. Hierbei können personenbezogene Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen, Verweildauer und Nutzerinteraktionen verarbeitet und an Server von Google übermittelt werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO am Schutz unserer Website. Sofern für einzelne Funktionen eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Datenübermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Weitere Informationen finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy


5.5. Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Anbieter automatisch Informationen erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Hierzu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL sowie Datum und Uhrzeit der Serveranfrage. Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Integrität unserer Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.


6. Empfänger der personenbezogenen Daten
Innerhalb von Paymenttools erhalten nur Personen Zugang zu Ihren Daten, die diese zur Erledigung der Ihnen übertragenen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können Dienstleister, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen, Zugang zu Ihren Daten erhalten. Dies sind Dienstleister der folgenden Kategorien:
  • Hosting-Dienstleister für den Betrieb unserer Server
  • Entwicklungsdienstleister für Programmierung, Entwicklung, Wartung und Support von Software-Anwendungen
  • E-Mail-Versand-Dienstleister für den Versand von E-Mails
  • Die in dieser Datenschutzerklärung genannten Vendoren/Empfänger von Daten i.R.d. Cookies und anderer Technologien
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/ des EWR findet nicht statt. Von uns eingesetzte Dienstleister müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist.


7. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Sind die Daten für die Erfüllung der in diesen Datenschutzhinweisen genannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht, es sei denn, deren Aufbewahrung ist zur Erfüllung von handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten weiterhin notwendig.
  • Daten über das Nutzungsverhalten eines nicht registrierten Nutzers werden nach 28 Tagen gelöscht.
  • Daten zu einer Anfrage gem. Punkt 4.1.3. in der Regel 3 Monate, spätestens 10 Jahre nach Abschluss des Vorgangs
  • Daten zu einer Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
  • Daten, die im Zusammenhang mit dem Punkt 4.3. in der Regel 7 Tage bis 6 Jahre
Im Zusammenhang mit dem Newsletter speichern und verarbeiten wir Ihre Daten grundsätzlich so lange, wie Sie den Newsletter bestellt haben. Nach der Abmeldung vom Newsletter bzw. dem Widerruf Ihrer Einwilligung werden wir den Versand des Newsletters einstellen und Ihre Daten löschen, solange wir nicht aufgrund gesetzlicher Gründe zur Speicherung für bestimmte Zwecke, einschließlich der Verteidigung gegen Rechtsansprüche, berechtigt sind.


8. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten weder für automatisierte Entscheidungsfindungen noch für Profiling.


9. Ihre Betroffenenrechte
Soweit wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener insbesondere nachfolgende Betroffenenrechte unter den Datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zu. 


9.1. Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.


9.2. Berichtigung
Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie die Berichtigung Ihrer Daten verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.


9.3. Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt. Zudem dürfen keine Vorschriften bestehen, die uns zur Aufbewahrung Ihrer Daten verpflichten.


9.4. Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung von dem Vorliegen eines legitimen Grunds abhängt.


9.5. Widerspruch aus berechtigtem Interesse
Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.


9.6. Beschwerderecht
Sie sind berechtigt, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.


9.7. Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, in einem elektronischen Format zu erhalten.
9.8. Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie haben das Recht, eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten, welche Sie uns gegenüber erteilt haben, jederzeit zu widerrufen. Am einfachsten können Sie eine von Ihnen erteilte Einwilligung widerrufen, indem Sie sich per E-Mail an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durchgeführten Verarbeitung Ihrer Daten.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.